Services Cloud Unify

Informations sur le traitement des Données personnelles des utilisateurs

Janvier 2019

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Avis de confidentialité des données par pays

Mexico Mexico: Aviso de Privacidad

 

Si vous êtes ou envisagez de devenir un utilisateur des Services Cloud Unify, tels que Circuit ou OpenScape Cloud, ce document est fait pour vous ! Certaines des données traitées par les Services Cloud Unify sont des Données Personnelles (les « Données Personnelles » désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« Personne concernée ») ; une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale).

Le traitement de vos Données Personnelles est protégé par la Loi relative à la protection des Données personnelles en vigueur, c’est-à-dire les lois et règlements relatifs au traitement et à la protection des Données Personnelles applicables dans le pays où Unify est établi. Par loi applicable, on entend en particulier : a) le règlement de l’UE n°2016/679 (RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données) ; b) les lois ou règlements des États membres relatifs au traitement et à la protection des Données personnelles mettant en œuvre ou complétant le RGPD ; et (c) toute autre loi ou réglementation applicable relative au traitement et à la protection des Données personnelles aux fins du présent Accord.

Unify exploite plusieurs services Cloud. Vous pouvez indiquer si vous êtes un utilisateur de

Comment le RGPD est appliqué aux Services Cloud Unify ?

  • Premièrement, les Services Cloud Unify sont destinés aux entreprises, pour permettre aux employés, fournisseurs, partenaires et clients de communiquer et de collaborer entre eux. En conséquence, non seulement vous, mais aussi l’entreprise qui vous donne accès aux Services Cloud Unify, avez des droits sur les Données personnelles traitées par les Services Cloud Unify.
  • Deuxièmement, les Services Cloud Unify sont fournis exactement de la même manière à partir d’un seul système logiciel via Internet à des milliers de clients, ou « Locataires » (c’est-à-dire l’entité juridique dont vous êtes un employé et qui a signé un contrat pour les Services Cloud Unify). Les Locataires peuvent définir certains paramètres ou activer des fonctions en ce qui concerne le traitement des données, mais il n’existe pas de différences fondamentales entre les différents Locataires.
  • Unify applique le RGPD à la fois aux instances de l’Union Européenne et des États-Unis des Services Cloud Unify
 

1 Responsable du traitement – RGPD (articles 13.1a / 14.1a)

Le Responsable du traitement est directement responsable devant vous de la protection de vos Données personnelles. Entre autres responsabilités, le Responsable du traitement, selon le RGPD :

  1. définit la finalité du traitement de vos Données personnelles ;
  2. définit les moyens de traitement de vos Données Personnelles ;
  3. est responsable de l’exactitude, de la qualité, de la légalité et de la fiabilité des Données personnelles ;
  4. vous fournit des informations sur vos Données personnelles et les modalités d’exercice de leurs droits ;
  5. prend des mesures pour sécuriser et protéger vos Données Personnelles ;
  6. notifie l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données en cas d’atteinte à la protection des données.

Pour les services Cloud comme les Services Cloud Unify, ni Unify ni votre Locataire ne peuvent être les seuls Responsables du traitement. Il s’agit au contraire d’une situation avec une co-responsabilité du traitement, tel que définie par le RGPD (article 26).

La répartition des responsabilités est la suivante :

  1. Votre Locataire définit la finalité du traitement de vos Données personnelles
  2. Unify définit les moyens de traitement de vos Données Personnelles
  3. Votre Locataire est responsable de l’exactitude, de la qualité, de la légalité et de la fiabilité des Données personnelles fournies à Unify
  4. Votre Locataire est chargé de vous informer du traitement de vos Données Personnelles et des modalités d’exercice de vos droits
  5. Unify et votre Locataire prennent des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser et protéger vos Données Personnelles
  6. Votre Locataire notifie l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données en cas d’atteinte à la protection des données.

Le RGPD exige que les Co-responsables du traitement s’entendent sur la répartition des responsabilités. Cette répartition des responsabilités est reflétée dans l’Accord sur le traitement des données (ATD). Vous le trouverez à l’adresse unify.com/fr/mentions-legales/dpa-pour-les-services-cloud-de-unify. Vous avez également accès à tout moment à l’ATD au sein des Services Cloud Unify (Circuit/À propos).

L’entité Unify identifiée comme Co-responsable du traitement avec votre Locataire est :

Unify Software and Solutions GmbH & Co. KG
Mies-van-der-Rohe-Strasse 6
80801 Munich, Allemagne,

ci-après « Unify » ou « nous ».

Le deuxième Co-responsable du traitement est votre Locataire. Votre Locataire est contractuellement tenu par l’ATD de vous donner accès à ce document et de vous fournir, dans son domaine de responsabilité, toutes les informations qu’il doit vous fournir pour se conformer à ses obligations au titre du RGPD et les informations que nous ne sommes pas en mesure de vous fournir : par exemple la finalité du traitement (i), c’est-à-dire la raison pour laquelle le Locataire veut que vous utilisiez les Services Cloud Unify.

 

2 Délégué à la protection des données – RGPD (articles 13.1b / 14.1b)

Unify a nommé un délégué à la protection des données (« DPD »). Vous pouvez joindre le DPD à l’adresse électronique suivante :
dp.it-solutions@atos.net

Selon la taille de l’entreprise, votre Locataire peut également avoir un Délégué à la protection des données. Vous avez le droit d’obtenir les coordonnées de votre Locataire.

 

3 Finalité et base juridique du traitement – RGPD (articles 13.1c,d / 14.1c / 14.2b)

Vous avez le droit de comprendre la finalité et la base juridique du traitement de vos Données personnelles dans le cadre des Services Cloud Unify. Cette responsabilité incombe toutefois à votre Locataire, tel qu’expliqué à la section 1, qui a l’obligation de vous fournir ces informations. Cela déterminera également les droits que votre Locataire revendique pour les données que vous entrez dans les Services OpenScape Cloud, par exemple dans le formulaire ou les résultats de travail des employés.

 

4 Catégories de Données personnelles – RGPD (articles 14.1d, 14.2(f))

Vos Données personnelles traitées par les Services Cloud Unify entrent dans les catégories suivantes :

  • Données de profil : données personnelles que vous créez sur vous-même ou qui vous sont attribuées par votre Locataire, notamment le nom, le mot de passe, l’adresse e-mail, les photos, les numéros de téléphone, les droits d’accès (utilisateur versus administrateur locataire).
  • Données d’activité : données personnelles collectées par les Services Cloud Unify à partir de votre utilisation des services, en particulier les données du journal d’appels, les enregistrements de suppression ou de modification de contenu ou les données relatives à l’utilisation des services (par exemple, les points de terminaison utilisés). Ces données sont collectées pour fournir des fonctionnalités de journal d’appels et informer avec transparence les membres des Services Unify Cloud sur les activités de chacun lors d’un échange, et à des fins de dépannage. Ces données sont également utilisées sous forme strictement anonymisée à des fins d’utilisation, d’adoption et de statistiques et de rapports sur l’expérience utilisateur.
  • Données transitoires et de session : Données personnelles qui sont collectées mais non stockées sur les Services Unify Cloud (telles que les informations de présence ou de localisation) ou qui sont liées à une session de connexion sur les Services Cloud Unify (par exemple, les adresses IP). Les informations de localisation sont obtenues à partir de votre navigateur ou de votre appareil s’il est activé.

Remarques :

a) les données de conversation, c’est-à-dire les messages, les documents téléchargés et les enregistrements que vous laissez sur les Services Cloud Unify ne sont généralement pas considérés par Unify comme vos Données personnelles, mais comme des données dont votre Locataire est propriétaire dans une certaine mesure. Veuillez discuter avec votre Locataire des éventuelles questions à ce sujet

b) Les carnets d’adresses privés peuvent contenir des Données personnelles de vos contacts personnels. Ces carnets d’adresses privés ne sont pas stockés et traités par les Services Cloud Unify mais sont situés dans votre téléphone. En général, toutes les données que vous saisissez dans votre téléphone sont contrôlées par vous-même et ne sont pas soumises à la protection des données par les Services Cloud Unify

c) Les statistiques et le reporting des données que Unify produit régulièrement à partir des données d’activité et des partages avec les Locataires sont strictement anonymisées. Vous devez savoir que les Locataires peuvent demander des rapports non anonymisés, que Unify peut fournir dans certaines circonstances. L’utilisation de ces rapports et leur conformité au RGPD, à d’autres lois ou aux politiques commerciales applicables relèvent entièrement du Locataire. Nous vous recommandons de vous renseigner auprès de votre Locataire si de tels rapports ont été demandés à Unify ou utilisés, mais vous pouvez également vous renseigner auprès de Unify.

d) Veuillez noter que si vous publiez des informations sur une tierce personne, cela peut impliquer des Données personnelles de cette personne. Les Services Cloud Unify ne peuvent pas reconnaître de telles informations comme des Données personnelles. Nous devons donc exclure ces données de nos responsabilités de Co-responsable du traitement. Veuillez discuter de tels cas d’utilisation avec votre administrateur locataire ou votre DPD.

e) Une conversation avec des utilisateurs de plusieurs locations appartient à la location dont l’utilisateur qui a créé la conversation en premier lieu est issu. Vous pouvez trouver cet utilisateur (« Créateur »)dans les Détails de la conversation et afficher le profil de cet utilisateur.

f) Si vous participez à une conversation dans une location étrangère en tant qu’utilisateur interlocation, vos données de profil seront affichées dans cette location étrangère, mais resteront stockées dans votre location (celle qui vous donne accès aux Services Cloud Unify). Les Données d’activité qui sont collectées par vos activités dans la location étrangère sont stockées dans cette location étrangère et sont sous la co-responsabilité du Locataire étranger.

 

5 Destinataires des Données personnelles – RGPD (articles 13.1e / 14.1e)

Les données que vous entrez dans les Services OpenScape Cloud, y compris vos Données personnelles, peuvent être partagées avec des tiers. Vous avez le droit d’en être informé :

Les Services Cloud Unify sont synonymes de communication et de collaboration entre ses utilisateurs. Ils partagent donc naturellement l’information entre les utilisateurs. Vos Données personnelles sont divulguées à d’autres utilisateurs dans votre location, et si vous rejoignez sur invitation une conversation dans une location étrangère en tant qu’invité interlocation, vos Données personnelles seront divulguées aux membres de cette conversation, sauf si vous désactivez le partage de profil avec les utilisateurs de locations étrangères (externes) dans Circuit / Paramètres. Votre Administrateur locataire peut au choix activer et désactiver cette option.

Les Données de votre profil seront également partagées avec vos Administrateurs locataires au sein des Services Cloud Unify.

Unify ne partagera vos Données personnelles qu’avec des Sous-traitants internes ou externes agréés dans le but de fournir le service et de vous assister en tant qu’utilisateur. Les sous-traitants sont répertoriés dans la section 6.

Les Services Cloud Unify possèdent cependant des fonctionnalités qui, lorsqu’elles sont activées par l’Administrateur locataire ou par les utilisateurs, divulguent des Données personnelles, par exemple :

  • Votre Locataire peut attribuer des privilèges d’administration des Locataires au revendeur auprès duquel l’entreprise a acheté le service Cloud.
  • Vous pouvez être invité à des conversations dans des locations étrangères des Services Cloud Unify en tant qu’invité interlocation.
  • Les Services Cloud Unify peuvent être fédérés avec d’autres services Cloud ou connectés au système VoIP de vos Locataires, ce qui entraînera la transmission de certaines de vos Données personnelles. Pour plus de détails, voir la section 5.1 ci-dessous sur l’intégration des services Cloud

Nous ne fournissons que les fonctionnalités techniques. Vous ou votre Administrateur locataire activez ces fonctionnalités et devez savoir quelles Données personnelles seront divulguées, à qui et dans quelles circonstances.

 

5.1 Intégration de services Cloud prêts à l’emploi

Pour un certain nombre de services Cloud populaires, Unify offre une intégration prête à l’emploi avec Circuit, qui ne nécessite aucune personnalisation. Cette section décrit comment les Données personnelles sont échangées entre Circuit et ces services Cloud :

Zapier

Service Cloud Zapier Flux de Données personnelles
Prestataire Zapier Inc. Zapier est un outil d’intégration de flux de travail qui permet de connecter différentes applications aux flux de travail.

Avec l’intégration Circuit-Zapier, les utilisateur de Circuit peuvent définir le Circuit configuré en tant qu’élément déclencheur pour les « zaps ». Dans ce mode, le contenu de Circuit (tels que les messages, les noms d’auteurs de messages) peut être communiqué à des applications tierces qui sont connectées avec Circuit dans un flux de travail. Circuit ne contrôle pas la destination cible de ces données. Avec l’intégration Circuit-Zapier, les utilisateurs peuvent également publier du contenu provenant d’autres applications Cloud vers Circuit. Dans un tel cas, Circuit ne stocke que le contenu envoyé (et publié). Ce contenu peut être modifié à tout moment dans Circuit. Aucune autre donnée sur la source du contenu ou des informations d’identification sur les services externes n’est stockée.

Compte requis Compte utilisateur
URL zapier.com
Autorisation d’intégration par l’administrateur locataire
Activation de l’intégration par l’utilisateur
Lien vers les déclarations sur la protection des données https://zapier.com/privacy/
 

Intégrations basées sur OAuth telles que Jenkins, Jira, Salesforce

Service Cloud
  • Jenkins
  • Jira,
  • Salesforce,…
Flux de Données personnelles
Prestataire
  • jenkins.io
  • Atlassian Corporation Llc
  • salesforce.com Inc.
Oauth est une norme ouverte de délégation d’accès qui permet à des services Cloud comme Circuit d’accéder à d’autres Services Cloud. Pour toutes les intégrations basées sur Oauth, l’authentification est effectuée par l’utilisateur sur le fournisseur de services Cloud tiers (Jira, Jenkins, ….). Circuit ne transmet ni ne stocke l’identifiant/le mot de passe de l’utilisateur pour ce service tiers. La seule information que Circuit détient est le jeton d’accès de cet utilisateur pour ce service. Ce jeton peut être révoqué par l’utilisateur à tout moment, dans la gestion de son compte sur la plateforme de service tiers. L’information peut ensuite être transmise à Circuit à partir de l’autre plateforme Cloud. Circuit stockera cette information dans les messages publiés. Ces messages peuvent être modifiés par l’utilisateur à tout moment.
Compte requis User Account
URL
  • jenkins.io
  • atlassian.com
  • salesforce.com
Autorisation d’intégration by Tenant Administrator
Activation de l’intégration by User
Lien vers les déclarations sur la protection des données
 

Intégration du stockage Cloud : Google Drive / Microsoft OneDrive / Box

Service Cloud
  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive
  • Box
Flux de Données personnelles
Prestataire
  • Google Inc.
  • Mircosoft Inc.
  • Box Inc.
Circuit ne stocke aucune de vos données sur Google Drive. Inversement, Google Drive n’obtient pas de Données personnelles (voir section 4) de Circuit. Lorsque vous vous authentifiez sur Google Drive depuis Circuit, vous vous authentifiez directement sur Google Drive. Circuit ne traite pas ou ne stocke pas votre identifiant/mot de passe. Google Drive renvoie à Circuit un jeton d’accès qui est stocké dans Circuit avec vos données utilisateur. Vous pouvez révoquer le jeton d’accès à tout moment (à partir de la gestion du compte Google Drive). Lorsque vous utilisez l’intégration pour parcourir votre compte Google Drive, Circuit ne stocke ni ne cache la liste des fichiers de votre compte. Lorsque vous partagez un fichier à partir de Google Drive à l’aide de l’intégration, Circuit ne télécharge pas, ne lit pas et n’indexe pas le fichier. Toutefois, Circuit utilise l’API Google pour rendre le fichier public et partage ce lien et le nom de fichier dans le message Circuit. Vous pouvez modifier votre message pour supprimer le nom et le lien vers votre fichier à tout moment.
Compte requis Compte utilisateur
URL
  • drive.google.com
  • onedrive.live.com
  • www.box.com
Autorisation d’intégration par l’administrateur locataire
Activation de l’intégration par l’utilisateur
Lien vers les déclarations sur la protection des données
 

6 Sub-Contractors and Transfers or Personal Data to Third Countries – GDPR (articles 13.1f / 14.1f)

Name Address Scope of Processing
IBM Deutschland GmbH IBM-Allee 1, 71139 Ehringen,
Germany
Data Center Services
Unify Service Center EOOD Business park Sofia 1 / building 1B, Mladost IV, 1766 Sofia, Bulgaria Technical Support Services
Atos IT Solutions and Services srl Calea Floreasca nr.169A, Et. 2, Sector 1
014459 Bucureşti, Romania
Technical Support Services
Unify Communications S.A. Paseo Doce Estrellas, 2. CP, 28042 Madrid, Spain Technical Support Services
Unify Communications and Collaboration GmbH & Co. KG Mies-van-der-Rohe-Strasse 6,
80807 München, Germany
Technical Support Services
Unify Enteprise Communications A.E 455 Irakliou Ave, Iraklio, 14122 Athens, Greece Technical Support Services
Atos IT&Telecommunications Services SA 455 Irakliou Ave, Iraklio, 14122 Athens, Greece Technical Support Services
Cycos AG Niederlassung Alsdorf Joseph-von-Fraunhofer-Str. 7, 52477 Alsdorf, Germany Technical Support Services
Atos IT Solutions and Services Inc. 1630 Corporate Court, 75038 Irving, TX, U.S.A Technical Support Services
Unify Inc. 2650 N. Military Trail, Suites 100 and 250, 33431 Boca Raton, U,S.A Technical Support Services
Unify – Soluções em Tecnologia da Informação Ltda Rua Werner Siemens, 111, Prédio 20 05069-010 – Lapa – São Paulo – SP – Brazil Technical Support Services
Atos India Private Limited 10th Floor, Tower-B, Hcc-247 Park, Lal Bahadur Shastri Marg, Vikhroli (W), Mumbai 400083 Maharashtra, India Technical Support Services
 

Notez que les services de support technique peuvent être fournis par les sociétés du Groupe Atos situées en Inde, aux États-Unis d’Amérique ou au Brésil pour prendre en charge différentes langues et plusieurs fuseaux horaires. Unify appartient au groupe Atos. Les sous-traitants du groupe Atos (Unify, Cycos, sociétés Atos) sont soumis aux règles d’entreprise contraignantes d’Atos (voir https://atos.net/content/dam/global/documents/atos-binding-corporate-rules.pdf) et aux clauses obligatoires européennes.

Lieux de stockage :

Lieux de stockage : Prestataire
Instance de l’Union Européenne (https://eu.yourcircuit.com)
Amsterdam, Netherlands
Frankfurt a. M., Germany
IBM Deutschland
IBM Deutschland
Instance des États-Unis (https://us.yourcircuit.com)
Washington DC, US
Dallas, TX, US
San Jose, CA, US
IBM Deutschland
IBM Deutschland
IBM Deutschland
 

Remarques :

a) Les Services Cloud Unify sont fournis aux Locataires soit sur l’instance de l’Union Européenne soit sur celle des États-Unis. Vous pouvez vérifier l’instance grâce à l’URL que vous utilisez pour accéder aux Services Cloud Unify

b) Les locations des Locataires de l’Union Européenne sont généralement fournies sur l’instance de l’Union Européenne, sauf demande contraire du locataire.

c) Les deux instances sont complètement séparées ; il n’existe pas de flux de données entre elles.

d) Pour l’instance UE, un nœud de média et d’accès local est déployé dans le centre de données de Sydney (Australie) sous-traité à IBM Deutschland, qui donne accès aux utilisateurs de la région Asie-Pacifique et aux capacités de conférence locale. Il n’y a pas de stockage persistant ni de données personnelles dans ce centre de données.

 

Notification aux Clients: migration vers les plateformes Google Cloud

À compter du premier trimestre de 2019, nous prévoyons de commencer la migration des services Unify Cloud des centres de données IBM vers la plate-forme Google Cloud, dans des centres de données situés dans les emplacements de stockage suivants:

Instance UE (https://eu.yourcircuit.com):

  • Frankfurt a.M. Germany Allemagne
  • Saint Ghislain, Belgique

Instance US(https://us.yourcircuit.com):

  • Council Bluffs, Iowa, États-Unis
  • Berkeley County, South Carolina, États-Unis

Il y aura également des médias locaux et des nœuds d’accès dans le centre de données de Google à Sydney, en Australie..

Les clients qui se sont inscrits aux services cloud Unify avant le 21 novembre 2018 recevront une notification de Unify. Unify mettra à jour ce document à mesure de l'avancement de la migration afin de fournir un statut précis des centres de données utilisés pour le stockage des données de Unify Cloud Services dans les instances européenne et américaine.

 

7 Conservation des données – RGPD (articles 13.2a / 14.2a)

La conservation des Données personnelles et la suppression de Données personnelles sont gérées dans les Services Cloud Unify à trois niveaux

  1. Conservation gérée par Unify
  2. Conservation gérée par le Locataire
  3. Conservation que vous pouvez gérer
 

7.1 Conservation gérée par Unify

Nous ne supprimons pas les données des Locataires des Services Cloud Unify tant que le contrat de services Cloud avec le Locataire est en vigueur. Lors de la résiliation du contrat de services Cloud Unify avec votre Locataire, nous supprimons toutes les données de location à la fin du mois suivant l’efficacité de la résiliation. Par exemple : si nous recevons un avis de résiliation du Locataire ou d’un revendeur le 14 avril avec un préavis de trois (3) mois, la résiliation prend effet le 15 juillet. À ce stade, tout accès à la location est suspendu. Nous conservons la location avec ses données jusqu’à la fin du mois d’août, au cas où le locataire souhaite se rétracter concernant l’annulation ou le téléchargement des données.

Après cette période de conservation suivant la résiliation, toutes les données de location sont supprimées du système de production des Services Cloud Unify. Elles sont toujours disponibles dans les sauvegardes automatiques de la base de données que nous effectuons pour assurer une haute disponibilité du service. Les sauvegardes contenant encore les données de la location résiliée sont définitivement effacées après 4 semaines. À ce stade, les données de location, y compris vos Données personnelles, sont irréversiblement effacées.

Les données de profil, d’activité, transitoires et de session sont incluses dans les journaux des clients, que votre logiciel client des Services Cloud Unify collectera si vous utilisez la fonction « Signaler un problème » de Circuit dans les Services Cloud Unify. Ces données sont transmises aux centres de support technique des Services Cloud Unify répertoriés à la section 5 pour permettre au personnel de support de résoudre les problèmes que vous avez signalés. Ces données ont une période de conservation de 6 mois. Les données d’enregistrement et de traçage qui peuvent être fournies aux fournisseurs de logiciels sont anonymisées.

Remarques

a) Le délai de préavis de résiliation et la période de conservation après la résiliation peuvent différer selon les arrangements particuliers du client. Veuillez vous renseigner auprès de votre Locataire pour savoir s’il existe d’autres arrangements convenus avec Unify.

b) Les données de conversation et d’activités que vous laissez en tant qu’invité interlocation dans des locations étrangères ne sont pas affectées par la résiliation de votre Locataire (c’est-à-dire celui qui vous donne accès à Circuit), mais sont toujours contrôlées par le locataire étranger. Veuillez vous renseigner auprès du Locataire étranger au sujet de la suppression.

 

7.2 Conservation gérée par le Locataire

Les Services Cloud Unify permettent aux Locataires de fixer une période de conservation spécifique (par exemple 24 mois) pour les données de conversation, c’est-à-dire les messages, les documents téléchargés ou les enregistrements, à compter du jour où les données ont été saisies par l’utilisateur. Les données qui ont dépassé cette période de conservation sont automatiquement effacées avec un délai de 4 semaines pour la suppression dans les sauvegardes. Ce mécanisme de conservation affecte tous les utilisateurs du Locataire.

Si le Locataire vous supprime en tant qu’utilisateur des Services Cloud Unify, par exemple parce que vous quittez l’entreprise, il se produit ce qui suit :

  • Vos Données de profil (voir section 4) sont supprimées, à l’exception de votre nom
  • Vos Données de conversation (voir section 4) ne sont pas supprimées, ni vos Données d’activité, et elles sont toujours liées à votre nom. Nous respectons les droits des Locataires sur ces données, car elles peuvent constituer des résultats de travail importants et précieux pour votre entreprise.
  • Pendant 4 semaines après la suppression de la base de données de production, les données supprimées resteront disponibles dans les sauvegardes.

Le Locataire dispose cependant de l’option supplémentaire suivante (toujours avec 4 semaines de délai pour les sauvegardes) :

  • L’administrateur locataire peut anonymiser votre nom en utilisant un nom de code, tout en conservant vos données de conversation, qui ne sont alors plus affichées sous votre nom mais sous votre nom de code. Voir l’exception 1 à la section 11.

La décision quant à la méthode de suppression à appliquer appartient au Locataire. Veuillez contacter l’Administrateur locataire ou votre DPD pour toute question.

Remarques :

a) les données de session ne sont stockées que tant que la session est active. Les données transitoires ne sont pas stockées du tout.

b) Les données de conversation et d’activité que vous laissez en tant qu’invité interlocation dans des locations étrangères ne sont pas affectées par la conservation des données gérées par votre Locataire d’origine (c’est-à-dire celui qui vous donne accès à Circuit), mais par le Locataire étranger. Veuillez vous renseigner auprès du Locataire étranger au sujet de la suppression

 

7.3 Conservation des données que vous pouvez gérer

Les Services Cloud Unify vous offre les options suivantes en tant qu’utilisateur

  • Vous pouvez supprimer la plupart de vos Données de profil. Si un champ de données ne peut pas être supprimé, c’est parce qu’il a été mis à disposition et qu’il est contrôlé par le Locataire. Veuillez vous renseigner auprès de votre Locataire à propos de la suppression.
  • Vous pouvez supprimer les données de conversation, mais sachez que, si vous le faites, un journal d’activité est créé pour la conversation dans laquelle vous avez supprimé le message. En effet, vous avez partagé votre message avec les membres de la conversation et ils doivent pouvoir savoir que vous avez supprimé le message.
  • Vous pouvez désactiver les données transitoires, telles que l’emplacement et la présence

Ce que vous ne pouvez pas supprimer

  • Votre nom dans vos données de conversation, car cela affecterait les autres membres de la conversation. Cependant, à moins que le Locataire ne s’y oppose, vous pouvez modifier votre nom pour en assurer l’anonymat, si nécessaire.
  • Les Données d’activité, car cela affecterait également les autres membres de la conversation et notre capacité à résoudre un problème technique que vous pourriez nous signaler
  • Les données de session au cours d’une session, car cela détruirait la session.
 

8 Vos droits en tant que Sujet de données et comment les exercer

Étant donné que votre Locataire vous donne accès aux Services Cloud Unify et définit la finalité de leur utilisation, nous dialoguons généralement avec le Locataire avant d’exécuter une demande. Nous vous recommandons donc d’envoyer votre requête au Locataire, qui peut vous donner une réponse à votre demande du point de vue de votre entreprise et exécuter la plupart de vos demandes concernant l’administration des Locataires pour les Services Cloud Unify. Dans le Contrat de traitement de données, nous nous sommes réservés le droit auprès des Locataires d’exécuter votre demande automatiquement si nécessaire, après avoir dûment tenu compte de la situation juridique du Locataire.

Vous pouvez envoyer des requêtes concernant vos Données personnelles auprès de Unify soit via le DPD indiqué dans la section 2, soit via l’adresse e-mail fonctionnelle suivante : askGDPR@atos.net

a) Droit d’accès aux Données personnelles – RGPD (article 15)
Vous pouvez accéder à toutes les Données personnelles directement dans les Services Cloud Unify. Vos Données de profil sont affichées dans la section Profil des Services Cloud Unify. Pour OpenScape Cloud (VoIP), votre nom de Circuit est synchronisé avec les systèmes back-end VoIP inclus avec Unify et avec les téléphones déployés. Vos Données d’activité sont affichées dans les conversations dans lesquelles vous étiez actif, y compris les appels téléphoniques et également sur les appareils téléphoniques en fonction de la configuration. Si vous étiez hors ligne et que vous avez par exemple manqué des appels, ces informations seront affichées sur votre client relatif aux Services Cloud Unify.

b) Droit de rectification des Données personnelles – RGPD (article 16)
Vous pouvez rectifier vous-même la plupart des données de votre profil dans les Services Cloud Unify, à moins qu’elles ne soient fournies par votre Locataire, par exemple à partir d’un système de répertoires de votre entreprise. Veuillez alors contacter votre Locataire pour toute rectification. Si les données d’activité, transitoires ou de session sont incorrectes, cela vient probablement d’un défaut du logiciel. Veuillez utiliser les mécanismes offerts par votre Locataire des Services Cloud Unify pour ouvrir un ticket de signalement.

c) Droit à l’effacement des Données personnelles – RGPD (article 17)
Veuillez vous reporter à la section 6 sur la conservation des données pour savoir comment supprimer (effacer) les Données personnelles. Nous vous recommandons d’envoyer une requête à votre Locataire, mais vous pouvez également l’adresser à Unify. Dans ce cas, nous la transférerons à votre Locataire.

d)Droit à la limitation du traitement – RGPD (article 18)
Dans des circonstances particulières, par exemple si vous estimez que le traitement de vos Données personnelles est inexact, illégal ou n’est plus nécessaire, ou si vous avez une objection à faire valoir contre le traitement, vous avez le droit de demander une limitation du traitement. Nous vous recommandons d’envoyer une requête à votre Locataire, mais vous pouvez également l’adresser à Unify. Dans ce cas, nous la transférerons à votre Locataire. Dans le cas où nous limitons le traitement sur votre demande, il se produira ce qui suit :

  • Les Données de votre profil seront supprimées et votre nom sera anonymisé (requête de service)
  • Nous conservons votre compte dans les Services Cloud Unify, y compris toutes les données de conversation accessibles aux membres de la conversation, mais plus sous votre nom. Idem avec les données d’activité
  • Vous perdez l’accès à votre compte
  • Vous pouvez nous transmettre ainsi qu’à votre Locataire des instructions sur la suite du traitement

Si vous décidez de lever à nouveau la restriction et de réactiver votre compte sur les Services Cloud Unify, votre compte ne sera pas suspendu. Votre Locataire et vous-même pouvez saisir à nouveau les données de votre profil. Les données de votre conversation apparaîtront à nouveau sous votre nom.

e) Droit de contestation du traitement – RGPD (article 21)
Vous avez le droit de vous opposer au traitement des Données personnelles dans certaines circonstances liées à la section 3 du présent document (Objet et base juridique du traitement). Comme l’établissement de ces critères relèvent de la responsabilité du Locataire, nous vous recommandons d’envoyer une requête à votre Locataire, mais vous pouvez également l’adresser à Unify. Dans ce cas, nous la transférerons à votre Locataire.

f) Droit de rétractation de votre consentement – RGPD (article 7.3 / 13.2c / 14.2d)
Nous n’obtenons pas votre consentement au sens du RGPD (6-7) en tant que base juridique pour le traitement de vos Données personnelles. L’établissement de cette base juridique relève de la responsabilité de votre Locataire. Si votre Locataire obtient votre consentement, vous devrez le retirer auprès de lui.

g) Droit à la portabilité des données – RGPD (article 20)
Vous pouvez couper et coller vos données de profil des Services Cloud Unify. Le portage des données d’activité n’est pas utilisé. Nous n’autorisons pas les utilisateurs à télécharger des données de conversation car nous respectons les droits que votre Locataire peut avoir sur vos données de conversation. Pourtant, les Services Cloud Unify offrent aux clients la possibilité de télécharger les données complètes stockées dans la location ou les données d’un utilisateur spécifique. Nous vous recommandons d’envoyer une requête à votre Locataire, mais vous pouvez également l’adresser à Unify. Dans ce cas, nous la transférerons à votre Locataire.

h) Droit de déposer une plainte auprès d’ une autorité de protection des données – RGPD (article 13.2d / 14.2d / 77)
Vous avez le droit de déposer une plainte au sujet du traitement décrit dans ce document auprès de l’autorité de protection des données de votre pays ou de la République Fédérale d’Allemagne.

 

9 Est-ce une obligation statutaire ou contractuelle de fournir des Données personnelles ? – RGPD (article 13.2 (e))

Oui. En tant qu’utilisateur des Services Cloud Unify, vous devez être identifiable auprès de Unify et du locataire au moins par votre nom et votre adresse électronique. En fonction des services, vous devrez peut-être fournir votre numéro de téléphone professionnel. Unify n’a pas d’autres demandes relatives à vos Données personnelles, mais votre Locataire en aura peut-être d’autres. Veuillez vous renseigner auprès de votre Locataire en cas de problème.

 

10 Prise de décision automatisée

Il n’existe aucune prise de décision automatisée ni profilage à votre sujet au sein des Services Cloud Unify.