Unify Cloud Servicebedingungen

Cloud Service Vereinbarung (für Unify Cloud Services)

Allgemeine Nutzungsbedingungen für Unify Cloud (für Endkunden mit Zugang zu Unify Cloud Services) Services

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Unify Cloud Services

Wenn Sie ein Nutzer von Unify Cloud Services, z. B. Circuit oder OpenScape Cloud, sind oder werden wollen, dann richtet sich dieses Dokument an Sie. Einige der von Unify Cloud Services verarbeiteten Daten sind personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten umfassen sämtliche Informationen über eine bestimmte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“); eine identifizierbare Person ist eine Person, deren Identität direkt oder indirekt ermittelt werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf eine Identifikationsnummer oder auf einen oder mehrere Faktoren, die deren physische, physiologische, psychische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität betreffen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist durch anwendbare Datenschutzgesetzte geschützt, d.h. Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz, die in dem Land gültig sind in dem Unify seinen Sitz hat, also (a) die EU Verordnung 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung , „DSGVO“, (b) den Gesetzen und Vorschriften der EU Mitgliedsstaaten, die zum Schutz personenbezogener Daten,  die die DSGVO umsetzen oder ergänzen, und (c) alle anderen anwendbaren Gesetze und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.

Unify betreibt verschiedene Cloud Services. Welcher Instanz Sie als Nutzer zugeordnet sind, finden Sie unter den nachfolgenden Links

• EU Instanz über die URL https://eu.yourcircuit.com, oder
• US Instance über die URL https://na.yourcircuit.com.

Wie setzen wir die DSGVO für Unify Cloud Services um?

• Zum einen sind Unify Cloud Services für Unternehmen gedacht, damit Mitarbeiter, Lieferanten, Partner und Kunden miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können. Aus diesem Grund haben nicht nur Sie, sondern auch das Unternehmen, das Ihnen den Zugang zu Unify Cloud Services gewährt, Rechte in Bezug auf die von Unify Cloud Services verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Zum anderen werden Unify Cloud Services über das Internet von einem Software-System für tausende Kunden bzw. „Mandanten“ (d. h., die juristische Person, bei der Sie beschäftigt sind und die einen Vertrag für Unify Cloud Services abgeschlossen hat) auf identische Weise bereitgestellt. Mandanten können bestimmte Parameter einstellen oder Funktionen in Bezug auf die Datenverarbeitung aktivieren. Das Verfahren ist jedoch für alle Mandanten im Wesentlichen gleich. Mit „Mandant“ wird auch der Zugangsbereich des Kunden innerhalb von Unify Cloud Services bezeichnet.
• Unify wendet die DSGVO sowohl auf die US Instanz als auch auf die EU Instanz an.

1 Controller – GDPR (articles 13.1a / 14.1a)

Der Verantwortliche ist Ihnen gegenüber für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten unmittelbar verantwortlich. Unter anderem ist er im Sinne der DSGVO für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

1. Er legt den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fest;
2. Er definiert die Mittel zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
3. Er trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Qualität, Rechtmäßigkeit und Verlässlichkeit personenbezogener Daten;
4. Er ist dafür verantwortlich, Sie über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die Modalitäten für die Ausübung ihrer Rechte in Kenntnis zu setzen;
5. Er implementiert Maßnahmen zur Sicherung und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten;
6. Er benachrichtigt die zuständige Datenschutzbehörde im Falle einer Datenschutzverletzung.

Für Cloud Services wie Unify Cloud Service kann weder Unify noch Ihr Unternehmen der alleinige Verantwortliche sein. Stattdessen besteht eine Situation mit zwei gemeinsam Verantwortlichen, wie dies in Art. 26 der DSGVO beschrieben ist.

Die Verantwortlichkeiten gliedern sich wie folgt auf:

1. Ihr Mandant legt den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fest;
2. Unify definiert die Mittel zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
3. Ihr Mandant trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Qualität, Rechtmäßigkeit und Verlässlichkeit der Unify zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten;
4. Ihr Mandant stellt Ihnen Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung;
5. Unify implementiert Maßnahmen zur Sicherung und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten;
6. Ihr Mandant benachrichtigt die zuständige Datenschutzbehörde im Falle eines Datenschutzverstoßes.

Gemäß DSGVO sind gemeinsam Verantwortliche zur Unterzeichnung einer Vereinbarung verpflichtet, in der die Verantwortlichkeiten der jeweiligen gemeinsam Verantwortlichen im Einzelnen beschrieben sind. Dieses Dokument wird als Datenschutzvereinbarung bezeichnet. Das Dokument ist unter https://unify.com/de/impressum/auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung  abrufbar. Darüber hinaus kann es jederzeit auf Unify Cloud Service eingesehen werden.

Unify tritt als einer der beiden Verantwortlichen in der folgenden Rechtsform auf:

Unify Software and Solutions GmbH & Co. KG
Otto-Hahn-Ring 6
81739 München,

nachfolgend „Unify“ oder „wir“.

Der zweite Verantwortliche ist Ihr Mandant. Ihr Mandant ist vertraglich durch die Datenschutzvereinbarung  dazu verpflichtet, Ihnen Zugang zu diesem Dokument zu gewähren und Ihnen sämtliche Informationen zur Verfügung zu stellen, die er in seinem Zuständigkeitsbereich benötigt, um seinen Verpflichtungen im Sinne der DSGVO nachzukommen und welche wir Ihnen nicht zur Verfügung stellen können, z. B. den Zweck der Verarbeitung (i), d. h., wofür die Unify Cloud Services nach Wunsch des Mandanten verwendet werden sollen.

2 Datenschutzbeauftragter – DSGVO (Art. 13.1b/14.1b)

Unify hat einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, „DPO“) ernannt. Sie erreichen den DPO unter folgender E-Mail-Adresse:
dp.it-solutions@atos.net

Je nach Größe des Unternehmens kann Ihr Mandant auch über einen Datenschutzbeauftragten verfügen. Sie haben ein Anrecht auf die Kontaktangaben durch Ihren Mandanten.

3 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung – DSGVO (Art. 13.1c, d/14.1c/14.2b)

Sie haben das Recht, den Zweck und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Unify Cloud Services zu erfahren.  Diese Verantwortung obliegt jedoch gemäß Abschnitt 1 Ihrem Mandanten, wobei dieser laut Datenschutzvereinbarung  vertraglich zur Herausgabe dieser Informationen an Sie verpflichtet ist. Dabei wird auch festgelegt, welche Betroffenenrechte Ihr Mandant mit Blick auf die Daten, die Sie in die OpenScape Cloud Services eingeben, z. B. in Form von Arbeitsergebnissen von Mitarbeitern, erfüllt.

4 Kategorien personenbezogener Daten – DSGVO (Art. 14.1d, 14.2(f))

Ihre von Unify Cloud Services verarbeiteten personenbezogenen Daten fallen unter die folgenden Kategorien:

• Profildaten: Personenbezogene Daten, die Sie über sich selbst erstellen oder die Ihnen von Ihrem Mandanten zugewiesen werden, insbesondere Name, Kennwort, E-Mail-Adresse, Foto, Telefonnummern, Zugriffsrechte (Nutzer ggü. Mandantenadministrator).
• Aktivitätsdaten: Personenbezogene Daten, die bei der Nutzung von Unify Cloud Services erhoben werden, insbesondere Anrufjournaldaten, Datensätze zur Löschung oder Änderung von Inhalten oder Daten zur Nutzung des Dienstes (z. B. verwendete Endpunkte). Diese Daten werden gesammelt, um den Gesprächspartnern von Unify Cloud Services Anrufjournal-Funktionen und Transparenz darüber zu bieten, wer was in einem Gespräch getan hat, und um Fehler zu beheben. Diese Daten werden von uns in streng anonymisierter Form für Nutzungs-, Akzeptanz- und Statistiken zur Benutzererfahrung sowie Berichte verwendet.
• Kurzlebige Daten und Sitzungsdaten: Personenbezogene Daten, die erfasst, jedoch nicht in Unify Cloud Services gespeichert werden (z. B. Anwesenheits- oder Standortinformationen) oder die mit einer angemeldeten Sitzung in Unify Cloud Services in Verbindung stehen (z. B. IP-Adressen). Standortinformationen werden über Ihren Browser oder Ihr Gerät gesammelt, falls aktiviert.

Hinweise:

1. Gesprächsdaten, d. h., Beiträge, hochgeladene Dokumente und Aufzeichnungen auf Unify Cloud Services gelten für Unify gemeinhin nicht als Ihre personenbezogenen Daten, sondern vielmehr als Daten, auf die Ihr Mandant einen gewissen Besitzanspruch hat. Sollten Sie diesbezüglich Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Mandantenadministrator.
2. Persönliche Adressbücher können personenbezogene Daten aus Ihren persönlichen Kontakten enthalten. Diese privaten Adressbücher werden nicht von Unify Cloud Services gespeichert oder verarbeitet, sondern befinden sich lediglich auf Ihrem Telefon. Im Allgemeinen unterliegen alle von Ihnen auf Ihrem Telefon eingegeben Daten Ihrer alleinigen Kontrolle und sind somit nicht Bestandteil des Datenschutzes von Unify Cloud Services.
3. Statistiken und Berichtsdaten , die Unify in regelmäßigen Abständen aus Aktivitätsdaten erstellt und an Mandanten weitergibt, werden in streng anonymisierter Form verwendet. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Mandanten unter Umständen nach nicht anonymisierten Berichten verlangen, die Unify unter gewissen Umständen herausgeben kann. Die Verwendung solcher Berichte und deren Übereinstimmung mit der DSGVO, sonstigen Gesetzen oder geltenden Geschäftsbestimmungen obliegt allein dem Mandanten. Wir empfehlen Ihnen, bei Ihrem Mandanten nachzufragen, ob derartige Berichte von Unify angefordert oder verwendet wurden. Sie können die Anfrage jedoch auch an Unify richten.
4. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie Informationen über Dritte veröffentlichen, auch die personenbezogenen Daten dieser Dritten involviert sein können. Unify Cloud Services können diese Daten nicht als personenbezogene Daten erkennen. Wir können daher derartige Daten im Rahmen unserer Verantwortlichkeiten nicht berücksichtigen. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen an Ihren Mandantenadministrator oder an Ihren DSB.
5. Eine Konversation mit Nutzern von mehreren Mandanten gehört zum Mandanten des Nutzers, der die Konversation ursprünglich erstellt hat. Sie finden den Nutzer („Ersteller“) unter „Konversationsdetails“ und können das Profil des Nutzers einsehen.

Wenn Sie einem Gespräch für einen Fremdmandanten als Mandanten-übergreifender Nutzer beitreten, werden Ihre Profildaten in diesem Fremdmandanten angezeigt. Allerdings bleiben Ihre Profildaten in Ihrer eigenen Mandanten (dem Mandanten, über die Sie Zugriff auf die Unify Cloud Services erhalten) gespeichert. Aktivitätsdaten, die von Ihren Aktivitäten auf dem Fremdmandanten gesammelt werden, werden auf jenem Fremdmandaten gespeichert und stehen unter der gemeinsamen Verantwortung des Fremdmandanten.

5 Empfänger personenbezogener Daten – DSGVO (Artikel 13.1e/14.1e)

Daten, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie in OpenScape Cloud Services eingeben, können unter Umständen an Dritte weitergegeben werden. Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden:

Bei Unify Cloud Services steht die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen seinen Nutzern im Vordergrund. Daher werden naturgemäß Informationen zwischen den Nutzern ausgetauscht. Ihre personenbezogenen Daten werden an andere Nutzer in Ihrem Mandanten weitergegeben, und wenn Sie sich auf Einladung einem Gespräch in einem fremden Mandanten als Mandanten-übergreifender Gast anschließen, werden Ihre personenbezogenen Daten an die Teilnehmer dieses Gesprächs weitergegeben, es sei denn Sie schalten die Profilweitergabe mit Nutzern in Fremdmandanten (Externe Nutzer) unter Circuit / Einstellungen an. Ihr Mandantenadministrator kann diese Einstellung ein- und ausschalten.

Ihre Daten werden zudem an Ihren Mandantenadministratoren in Unify Cloud Services weitergegeben.

Unify gibt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich an interne oder externe Subunternehmer zur Bereitstellung des Service und zu Ihrer Unterstützung als Nutzer weiter. Die Subunternehmer sind in Abschnitt 6 aufgeführt.

Unify Cloud Services enthalten Funktionen, die bei Aktivierung durch den Mandantenadministrator oder durch Nutzer personenbezogene Daten offenlegen:

• Ihr Mandant kann dem Reseller, von dem der Cloud Service erworben wurde, Mandantenadministrator-Privilegien zuweisen;
• Sie können als Mandanten-übergreifender Gast zu Gesprächen in einem fremden Mandanten von Unify Cloud Services eingeladen werden
• Unify Cloud Services können mit anderen Cloud Services oder mit Ihrem VoIP-System ihres Mandanten verbunden sein, das einige Ihrer personenbezogenen Daten übermittelt. Weitere Details zur Integration von Cloud Services finden Sie in Abschnitt 5.1

Wir stellen lediglich die technischen Funktionen zur Verfügung. Ihr Mandantenadministrator oder Sie selbst aktivieren diese Funktionen und müssen wissen, welche personenbezogenen unter welchen Umständen gegenüber wem offengelegt werden.

5.1 Out-of-the-Box Cloud Service Integration

Für eine Reihe gängiger Cloud Services bietet Unify eine Out-of-the-Box Integration für Circuit an, die keine kundenspezifische Anpassung erfordert. Dieser Abschnitt beschreibt, wie personenbezogene Daten zwischen Circuit und diesen anderen Cloud Services ausgetauscht werden:

Zapier

Cloud Service	Zapier	Datenfluss von personenbezogenen Daten
Anbieter	Zapier Inc.	Zapier ist ein Werkzeug zur Integration von Arbeitsprozessen, das es erlaubt unterschiedliche Apps zu Arbeitsprozessen zu verbinden. Mit der Circuit-Zapier Integration können Circuit Nutzer Circuit als „Trigger“  verwenden um sogenannte “Zaps” einzurichten. In diesem Modus können Circuit Inhalte (wie Nachrichten, oder Namen der Autoren einer Nachricht) zu dritten Applikationen weitergeleitet werden, die mit Circuit in einem Arbeitsprozess verbunden sind. Wohin diese Daten geleitet werden entzieht sich der Kontrolle von Circuit. Mit der Circuit-Zapier Integration können Nutzer auch Inhalte von anderen Apps publizieren. In diesem Fall, speichert Circuit nur Inhalte die an Circuit gesendet bzw. dort publiziert wurden. Die Inhalte können innerhalb von Circuit jederzeit editiert werden. Daten über die Quelle der Inhalte oder Zugangsdaten zu anderen Cloud Services werden nicht in Circuit gespeichert.
Notwendiges Konto	Nutzerkonto
URL	zapier.com
Autorisierung der Integration	Durch den Mandanten-Administrator
Aktivierung der Integration	Durch den Nutzer
Verweis auf Angaben zum Datenschutz		https://zapier.com/privacy/

Oauth basierte Integrationen wie Jenkins , Jira, Salesforce

Cloud Service	Jenkins Jira, Salesforce,…	Datenfluss von personenbezogenen Daten
Anbieter	jenkins.io Atlassian Corporation Llc salesforce.com Inc.	Oauth ist ein offener Standard zur Delegation von Zugangsrechten, der Cloud Services wie Circuit erlaubt Zugang zu anderen Applikationen zu erhalten. Für alle OAuth-basierten Integrationen wird die Authentifizierung durch den Nutzer in dem zu integrierenden Cloud Service (Jira, Jenkins) vorgenommen. Circuit überträgt oder speichert keine Login Kennung oder Passwörter des Nutzers für die integrierten Cloud Services. Die einzige Information, die Circuit ablegt, ist der Zugangs-Token für den jeweiligen Nutzer des jeweiligen Service. Dieser Token kann jederzeit durch den Nutzer in der Konto-Management Funktion des integrierten Cloud Service zurückgenommen werden. Information kann dann vom integrierten Cloud Service in Circuit übertragen werden, wobei die Information dann in Circuit Postings abgelegt wird. Diese Nachrichten kann der Nutzer jederzeit editieren.
Notwendiges Konto	User Account
URL	jenkins.io atlassian.com salesforce.com
Autorisierung der Integration	Durch den Mandanten-Admninistrator
Aktivierung der Integration	Durch den Nutzer
Verweis auf Angaben zum Datenschutz		jenkins.io/security/ www.atlassian.com/legal/privacy-policy www.salesforce.com/company/privacy/

Cloud Speicher Integration: Google Drive / Microsoft OneDrive / Box

Cloud Service	Google Drive Microsoft OneDrive Box	Datenfluss von personenbezogenen Daten
Anbieter	Google Inc. Mircosoft Inc. Box Inc.	Circuit legt keine Ihrer Daten auf Google Drive ab. Umgekehrt, erhält Google Drive von Circuit keine personenbezogenen Daten (Siehe Abschnitt 4). Wenn Sie sich aus Circuit heraus bei Google Drive authentifizieren, dann authentifizieren Sie sich direkt an Google Drive. Circuit verarbeitet oder speichert Ihre Kennung und Ihr Passwort nicht. Google Drive liefert an Circuit einen Zugangs-Token zurück, den Circuit zusammen mit Ihren personenbezogenen Daten ablegt. Diesen Access Token können Sie jederzeit zurückziehen (über das Google Drive Konto Management). Wenn Sie die Integration nutzen um Ihre Google Drive zu durchsuchen, legt Circuit keine Informationen über Ihre Files auf Google Drive ab. Wenn Sie ein File von Google Drive über die Integration mit anderen Circuit Nutzern teilen wollen, führt Circuit keinen Download des Files durch, oder liest oder indiziert dessen Inhalte. Circuit nutzt die Google Interfaces (API) um die Files zu publizieren, und publiziert selbst nur den Filenamen und den Link in einer Circuit Nachricht. Diese Nachricht können Sie jederzeit editieren.  Für die anderen Speicherdienste gilt entsprechendes.
Notwendiges Konto	User Account
URL	drive.google.com onedrive.live.com box.com
Autorisierung der Integration	Durch den Mandanten-Admninistrator
Aktivierung der Integration	Durch den Nutzer
Verweis auf Angaben zum Datenschutz		policies.google.com/privacy privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement www.box.com/en-gb/legal/privacypolicy

6 Subunternehmen und Transfers personenbezogener Daten in Drittländer – DSGVO (Art. 13.1f/14.1f)

Bezeichnung	Addresse	Umfang der Verarbeitung
IBM Deutschland GmbH	IBM-Allee 1, 71139 Ehringen, Deutschland	Data Center Services
Google Ireland Limited	Google Building Gordon House, 4 Barrow St., Dublin, D04 E5W5, Ireland	Data Center Services
Atos IT Solutions and Services EOOD	Business park Sofia 1 / building 1B, Mladost IV, 1766 Sofia, Bulgarien	Technische Support Services
Atos IT Solutions and Services srl	Calea Floreasca nr.169A, Et. 2, Sector 1,014459 Bucureşti, Romania	Technische Support Services
Unify Communications S.A.	Paseo Doce Estrellas, 2. CP, 28042 Madrid, Spanien	Technische Support Services
Unify Communications and Collaboration GmbH & Co. KG	Otto-Hahn-Ring 6 81739 München	Technische Support Services
Unify Enteprise Communications A.E	455 Irakliou Ave, Iraklio, 14122 Athens, Griechenland	Technische Support Services
Atos IT&Telecommunications Services SA	455 Irakliou Ave, Iraklio, 14122 Athens, Griechenland	Technische Support Services
Cycos AG Niederlassung Alsdorf	Joseph-von-Fraunhofer-Str. 7, 52477 Alsdorf, Deutschland	Technische Support Services
Atos IT Solutions and Services Inc.	1630 Corporate Court, 75038 Irving, TX, U.S.A	Technische Support Services
Unify Inc.	2650 N. Military Trail, Suites 100 and 250, 33431 Boca Raton, U,S.A	Technische Support Services
Unify – Soluções em Tecnologia da Informação Ltda	Rua Werner Siemens, 111, Prédio 20 05069-010 – Lapa – São Paulo – SP – Brazil	Technische Support Services
Atos India Private Limited	10th Floor, Tower-B, Hcc-247 Park, Lal Bahadur Shastri Marg, Vikhroli (W), Mumbai 400083 Maharashtra, Indien	Technische Support Services

Bitte beachten Sie, dass Technische Support Services von Unternehmen der Atos Gruppe in Indien, den U.S.A, oder in Brasilien geliefert werden können, um die verschiedenen Sprachen und Zeitzonen abzudecken. Unify gehört zur Atos-Gruppe. Subunternehmer innerhalb der Atos-Gruppe (Unify, Cycos, Atos-Gesellschaften) unterliegen den Atos Binding Corporate Rules (siehe https://atos.net/content/dam/global/documents/atos-binding-corporate-rules.pdf) und den verbindlichen Klauseln der EU.

Datenspeicherorte:

Datenspeicher-Orte	Lieferant	Datenspeicher-Orte	Lieferant
Circuit EU Instanz (https://eu.yourcircuit.com)		OS Cloud EU Instanz
Saint Ghislain, Belgien Frankfurt a. M., Deutschland	Google Ireland Google Ireland	Amsterdam, Netherlands Frankfurt a. M., Germany	IBM Deutschland IBM Deutschland
Circuit US Instanz (https://na.yourcircuit.com)		OS Cloud US Instanz
Council Bluffs, Iowa, US Berkeley County, South Carolina, US	Google Ireland Google Ireland	Washington DC, US Dallas, TX, US San Jose, CA, US	IBM Deutschland IBM Deutschland IBM Deutschland

Hinweise:

a) Unify Cloud Services Mandanten werden entweder in der EU Instanz oder in der US Instanz eingerichtet. Sie können die Instanz in der sich Ihr Mandant befindet über die URL entnehmen die Sie für Unify Cloud Services verwenden.

b) Mandanten für EU Kunden werden in der Regel in der EU Instanz eingerichtet, es sei denn dies ist mit dem Kunden anders vereinbart.

c) Beide Instanzen sind komplett separiert. Es besteht kein Datenfluß zwischen diesen Instanzen.

d) Für die EU Instanz ist ein lokaler Konferenz- und Zugangsknoten in Sydney, Australien eingerichtet, der sich in einem lokalen Datenzentrum befindet welches Unify über IBM Deutschland unter Vertrag hat. Dieser Knoten gibt Nutzern aus dem Asien-Pazifik Raum Zugang zu Unify Cloud Services und lokale Konferenzfunktionen. In diesem Knoten werden keine personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert.